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用友U8系统操作→第十部分

发布日期:2016年11月10日    浏览次数:2384

第十部分   UFO报表

内容提要:1、建立报表2、报表中的基本概念(格式状态与数据状态、表页)3、设计报表的格式4、定义报表公式5、报表数据处理6、报表图形处理7、打印报表8、文件保护与格式加锁9、使用报表模版10、账套初始

重点掌握:1、建立报表2、报表中的基本概念3、设计报表的格式4、定义关键字5、定义报表公式(1.资产负债表:期初(QC)、期末(QM)函数2.损益表:发生(FS)、关联 (SELECT) 函数、表间取数函数)6、报表数据处理7、使用报表模版8、账套初始9、文件保护与格式加锁

一、新建报表

点击“开始à程序->U8管理软件->财务系统->UFO表”,录入用户名,口令,(讲解如何修改口令,讲解只有由报表权限的人员才可以进入报表系统),进入UFO报表窗口。

    第一步:点击“文件->新建”,新建一张报表。讲解基本概念:

1、标题栏

2、菜单栏

3、编辑栏

4、工具栏

5、全选钮、行标、列标、当前单元和拆分钮

6、格式/数据按钮

UFO 将含有数据的报表分为两大部分来处理,即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

格式状态:

l       设计报表的格式,如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。

l          报表的三类公式:单元公式(计算公式)、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。

l              在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

数据状态:

l          管理报表的数据,如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。

l              在数据状态下时,您看到的是报表的全部内容,包括格式和数据。

7、页标

8、页标滚动钮

9、水平滚动条

10、垂直滚动条

11、状态栏

    第二步:设置关键字。选择光标位置,然后点击“数据->关键字->设置”,选择关键字,点击“确定”。关键字的显示位置在格式状态下设置,关键字的值则在数据状态下录入,每个报表可以定义多个关键字。

    说明:关键字是游离于单元之外的特殊数据单元,可以唯一标识一个表页,用于在大量表页中快速选择表页。UFO 共提供了以下六种关键字,关键字的显示位置在格式状态下设置,关键字的值则在数据状态下录入,每个报表可以定义多个关键字

    第三步:关键字偏移。点击“数据->关键字->偏移”,可以输入适当的关键字偏移量,关键字偏移量的范围是[-300,300],负数表示向左偏移,正数表示向右偏移。

        (讲解关键字的取消)

    第四步:编辑公式。

l       讲解运算公式:

1、   A1=B1+C1;A2=B2*C2;

2、        A1=PTOTAL(?B1:?D1)

l       讲解利用函数向导编辑公式(1.资产负债表:期初(QC)、期末(QM)函数)2.损益表:发生(FS)、关联 (SELECT) 函数)

l          讲解绝对引用和相对引用两种方式(绝对引用是当单元公式移动或复制到其他单元,单元公式中引用的单元不变。在算术表达式中直接输入单元名称表示绝对引用。相对引用是当单元公式移动或复制到其他单元,单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧输入“?”表示相对引用)。

l          自动求和公式

   格式状态下的自动求和

   【操作步骤】

1. 点击“格式/数据”按钮,进入格式状态。

2. 选定欲求和的区域。

3. 点击向右求和按钮或向下求和按钮,在定义区域的最右面一行或最下面一行就会生成自动求和公式。

数据状态下的自动求和

数据状态下的自动求和与格式状态下的自动求和不同之处在于数据状态下自动求和不能生成单元公式,是在数据状态下对于当前表页进行求和,仅仅是一种动作而已,对于表格式无任何影响。

【操作步骤】

1. 点击“格式/数据”按钮,进入数据状态。

2. 操作同于格式状态下的自动求和的【操作步骤】的2-3。

    第五步:保存文件。点击“文件->另存为”,选择保存路径,点击“保存”。

讲解文件保护、格式加锁。

l       文件保护操作

    1、新建一个报表或打开一张报表时,选择“文件”菜单,单击“文件口令”后弹出设置口令对话框。

    2、在“新口令”编辑栏内输入文件保护口令,在“确认新口令”编辑栏内输入相同口令,以便您确定和熟记该口令。如果两次输入不同,将弹出“新口令与确认新口令不匹配,请重新输入!”。否则提示“设置口令成功!”

    3、保存该表,关闭后,再打开此报表时,会弹出文件口令对话框,在“口令”编辑栏输入正确的口令,就可以打开此报表。

l       格式加锁操作

报表格式加锁后,想要进入格式状态修改格式必须输入正确口令。如果口令有误,则不能进入格式状态,只能在数据状态下操作。

1、点取[格式]菜单中的[保护],在下拉菜单中点取[格式加锁],将弹出“格式加锁”对话框。

   2、在“输入口令”编辑框中输入格式保护口令,在“确认输入口令”编辑框中再次输入相同的口令。两次输入相同的口令是为了确定并熟记口令,如果两次输入的口令不同,将弹出提示框“您两次输入的密码不同,请重新输入”。

3、报表格式加锁之后,在进入数据状态之前,可以进行任何操作;进入数据状态之后,想要回到格式状态,将弹出“验证格式口令”对话框。口令输入正确后,才能进入格式状态修改报表格式。口令不正确将出现提示框“口令错误!不能进入格式设计!”。

第六步:数据计算。点击左下方“格式”,切换为“数据”状态,系统提示是否重算整个表页,点是则重新计算,点否则不重新计算。

   注意:1、单元公式中的单元地址不允许循环引用,即本单元的公式中不能直接引用或间接引用本单元中的数据。

2、单元公式中的标点符号,使用半角符号(西文),不要使用全角符号(中文)。

二、运用报表模板

第一步:点击“文件->新建”,新建一张空白报表。

第二步:点击“格式->报表模板”,选择好行业和财务报表,单击“确认”。自动生成一张报表,如资产负债表。

第三步:修改公式。在格式状态下双击公式单元,在编辑框中可直接输入公式,也可通过公式向导编辑公式。

第四步:计算。在数据状态下,点击“数据->关键字->录入”,录入单位名称和要取数的月份,单击确认,报表便会自动从帐中取数,前提是总帐中的凭证已经记帐。

  注意:1、一定要核对报表模板定义的公式,主要核对会计科目、数据勾稽关系。

2 出具资产负债表、利润表、现金流量表的前提条件是总账中的凭证已经记账。

3、模板中的现金流量表关键字未定义,需要自己定义。

主要公式:

   1.资产负债表:期初(QC)、期末(QM)函数

2.损益表:发生(FS)、关联 (SELECT) 函数

3.用SELECT函数从本表他页取数

select()函数最常用在《损益表》中,求累计值。如:

D1=C1+SELECT(D1,年@=年and 月@=月+1)

表示:累计数=本月数+同年上月累计数

4.表间取数函数:

A32=c:\报表\LRB.rep->A32 RELATION 年 WITH c:\报表\LRB.rep->年, 月 WITH  c:\报表\LRB.rep->


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